امروزه نرم‌افزار مکاتبات اداری درون یک سازمان که شامل مکاتبات اعضای سازمان با یکدیگر و همچنین با زیر مجموعه‌های وابسته به سازمان میباشد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در یک سازمان الکترونیکی تمامی مکاتبات از طریق نرم‌افزار مکاتبات اداری صورت میگیرد. این امر از مزایایی چون صرفه‌جویی در وقت ، دسترسی آسان به تمامی نامه‌ها ، نگهداری آسان نامه‌ها و اسناد و… برخوردار است.

برای درک لزوم داشتن نرم‌افزار مکاتبات اداری به وقایع اخیر اشاره کوتاهی میکنیم. پس از اعتراضات روزهای گذشته اپلیکیشن تلگرام در ایران فیلتر و دسترسی به آن محدود شد. همین امر به یکباره اطلاعات بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها را از دسترس خارج کرد. بسیاری از سازمان‌ها برای برقراری ارتباط با یکدیگر به اپلیکشین‌های دیگر روی آوردند. این امر درحالی بود که عملا نمی‌توانستند به اطلاعات گذشته خود در اپلیکیشن تلگرام دسترسی داشته باشند. ذکر همین نمونه برای ما روشن می‌سازد که داشتن یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا یک نرم‌افزار مکاتبات اداری که اطلاعات آن بدست خود مجموعه باشد تا چه اندازه برای یک سازمان حیاتی است.

        برای مشاهده امروز در تاریخ  می توانید از تقویم آنلاین استفاده کنید.

پیش‌نیازهای پیاده‌سازی نرم‌افزار مکاتبات اداری در سازمان

برای داشتن اتوماسیون اداری در یک سازمان ، ابتدا نیاز است تا مدیران سازمان لزوم داشتن این نرم‌افزار را احساس کنند. لازم است که مدیران به این نتیجه برسند که روش‌های سنتی جوابگوی نیاز آنان نیست و برای ارتباطات کارآمدتر باید روش‌های جدید را جایگزین کنند. همچنین لازم است کاربران سازمان نیز توجیه شوند. فراهم‌سازی ارتباطات سخت‌افزاری نیز از دیگر پیش‌نیازهای پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/